Lees ook ons corporate blog: platforme2e_logo_small

Nederland Werkt Online
Uw social platform

Referenties Microsoft Office 365

Zeven cases van organisaties die hun kantoorautomatisering hebben ingevuld met Microsoft Office 365. Wat was de situatie vooraf, hoe werken ze nu? Uit ons klantenbestand geselecteerd: een vastgoedontwikkelaar, verkooporganisatie, rijksdienst, re-integratiebedrijf, welzijnsorganisatie, organisatieadviesbureau en bedrijfsopleidingen. Iedereen doet zijn voordeel met volwassen online werken, ongeacht branche of omvang. Laat je inspireren!

Vastgoedontwikkelaar

Een grote Amsterdamse vastgoedontwikkelaar werkt projectmatig samen met diverse partijen. De ontwikkelaar wisselt met hen dagelijks grote digitale bestanden uit. In de oude situatie werden al deze data op een lokale server opgeslagen. Net als de vele e-mails met omvangrijke bijlagen. De facturen van de toenmalige ICT-beheerder voor onderhoud van de inbelverbinding en de steeds benodigde extra harddisks rezen de pan uit. Bovendien was de server aan vervanging toe, met bijbehorende investering. Ondertussen werkten steeds meer medewerkers mobiel, voorzien van laptops en iPads. Er groeide bij hen ontevredenheid over de beperkte ondersteuning voor deze nieuwe manier van werken.

In de nieuwe situatie worden Exchange- en SharePoint Online gebruikt als onderdeel van Microsoft Office 365, voor e-mail, opslag van data en het veilig delen met derden daarvan. Kosten voor een nieuwe server zijn uitgespaard en gebruikers kunnen beter hun werk doen. Zowel thuis, op kantoor als onderweg. Met en zelfs zonder internetverbinding. De kosten zijn laag en voorspelbaar. Mensen ervaren het als een groot voordeel dat zij met hun eigen favoriete computer, tablet of smartphone kunnen werken. Exchange- en SharePoint Online werken op alle deze apparaten. De ene medewerker werkt direct in de webbrowser, de ander liever via Outlook, Word, Excel of PowerPoint. Deze individuele vrijheid, gecombineerd met lage kosten en hoge beschikbaarheid, zijn bereikt met Microsoft Office 365.

Verkooporganisatie

Een grote verkooporganisatie wil meer direct klantcontact voor haar buitendienst. Uit onderzoek bleek dat dit slechts 10% bedraagt. Veel tijd ging op aan administratie. Ook het verkoopgesprek zelf werd niet goed digitaal ondersteund. Bij de klant op locatie duurde het minutenlang voordat de laptop was opgestart. Vervolgens werd via mobiel internet verbinding gemaakt met het backoffice-relatiebeheersysteem. Dat was niet ontworpen voor mobiele data-invoer. Kijken naar het zandlopertje werd door de verkopers verruild voor orders schrijven met pen en papier. Deze werden later op kantoor of thuis overgetikt in het relatiebeheersysteem. Dat was tijdrovend en foutgevoelig.

In de nieuwe situatie beschikken alle verkopers over een iPad. Eenmaal bij de klant, start deze zonder tijdverlies op. Er staat dan direct een elektronisch formulier klaar. Dit is gemaakt met InfoPath, een onderdeel van SharePoint Online. De benodigde gegevens worden simpel en snel tijdens het gesprek met de klant ingevoerd. Die kijkt direct mee en controleert op juistheid. Zodra er internetverbinding is, wordt de input automatisch verstuurd naar de backoffice. Daar komt het in het klantbeheersysteem terecht. De klant krijgt direct het ingevulde orderformulier als e-mail, zodat hij desgewenst direct online kan accorderen. Met één klik is nu de hele order afgehandeld, wat in de oude situatie minimaal 24 uur kostte. De uitgespaarde tijd wordt besteed aan meer klantcontact. Dit is verdubbeld ten opzichte van de situatie vóór gebruik van Microsoft Office 365.

Rijksdienst

Een overheidsorganisatie werkt uitsluitend met centraal beheerde werkplekken. Op pc’s kan door gebruikers niks worden geïnstalleerd. Laptops moeten binnen het pand zijn om toegang te hebben tot e-mail en documenten. Smartphones en tablets worden door de IT-afdeling niet ondersteund. Om vanuit huis te werken moet er ingelogd worden via een token. Zelfs dan geeft het systeem beperkte toegang. Gebruikers hebben zelf diverse omwegen bedacht om toch op hun eigen, meest productieve manier te kunnen werken. Men mailt bestanden naar privé e-mailaccounts om ze te ontsluiten: een onveilige en ongewenste situatie.

In de nieuwe situatie kan iedereen altijd overal veilig werken op zijn favoriete apparaat. Met SharePoint Online staan alle bestanden online en zijn deze overal vandaan te benaderen. Via de webbrowser, maar vooral ook via de Verkenner in Windows op de standaardwerkplek-pc, de Finder op de Mac en via apps op iPad en Android tablets. SharePoint Online is op deze manier naadloos geïntegreerd met de centraal beheerde IT-omgeving. De gebruiker ervaart op zijn pc geen verschil waar de data staat, of dat nu op de eigen server is of in de cloud. Iedereen blijft werken zoals hij gewend was, met veel extra mogelijkheden om dat ook thuis en onderweg te doen.

Re-integratiebedrijf

Een middelgroot re-integratiebedrijf helpt Wajong-jongeren weer aan een baan. Zij worden intensief begeleid door verschillende jobcoaches. Het UWV betaalt voor deze dienstverlening uitsluitend als de administratie helemaal op orde is. Een juiste en tijdige verslaglegging is dus belangrijk. Alle verslagen werden door individuele jobcoaches op papier of op standalone-laptops vastgelegd. Hierdoor was de status van cliënten bij collega’s niet direct bekend. Pas tegen ieder kwartaaleinde werd de officiële administratie bijgewerkt. Dat ging steeds om zoveel uitgesteld werk, dat het reguliere coachingwerk daaronder leed.

Nu worden cliënt statussen opgeslagen in SharePoint Online. Deze zijn gedeeld met de jobcoaches onderling, zodat het proces transparant is geworden. Men kan direct elkaars werk overnemen, zien wat anderen hebben gedaan en zelf aantekeningen toevoegen. Het op locatie invullen van alle door het UWV verplicht gestelde documenten kan via de laptop, maar ook via tablets en iPads. Elke coach beschikt over een iPad en schrijft daarmee digitaal zijn aantekeningen. Deze worden direct online opgeslagen en verwerkt door de administratie. Jobcoaches hebben onderling veelvuldig online contact via Lync Online. De communicatiekosten zijn daardoor drastisch gedaald. Het hele bedrijf handelt e-mail en agenda af met Exchange Online. In de nieuwe situatie hebben de coaches meer overzicht, hoeven ze niet naar informatie te zoeken en zijn ze beter voorbereid. Zij kunnen daardoor meer tijd besteden aan hun eigenlijke werk: het gesprek met de cliënt.

Welzijnsorganisatie

Een brede welzijnsorganisatie biedt mantelzorgondersteuning en burenhulp. Door verzelfstandiging is IT-ondersteuning van de zusterorganisatie weggevallen. Er is een nieuw kantoor betrokken waar men geen kosten wil maken voor aanleg van overbodige kabels en serverruimte. Ook IT moet bijdragen aan realisatie van de bezuinigingsdoelstelling. Er is behoefte aan flexibele dienstverlening die met de organisatieomvang meegroeit dan wel -krimpt. Tegelijkertijd staan andere werkvormen hoog op de agenda; dat heet ‘Welzijn nieuwe stijl’. De meeste werkzaamheden zijn alleen mogelijk dankzij de inzet van vrijwilligers. Communicatie met hen gebeurde via privémailadressen.

De gehele suite van Office 365 is in gebruik genomen. Medewerkers zijn voorzien van nieuwe laptops;
op kantoor is snel draadloos internet. Met Exchange Online beschikt men over alle benodigde e-mail en agendafunctionaliteiten. Dit is gekoppeld aan Outlook op de desktop, zodat men eigenlijk geen verschil merkt. Hetzelfde geldt voor de cliëntdossiers. Deze zijn ondergebracht in SharePoint Online. In combinatie met Office Professional Plus werken mensen gewoon in bestandsbeheer op hun eigen computer, met of zonder internet. Door integratie daarvan met Word, PowerPoint en Excel hebben ze feitelijk niet door dat ze in de cloud werken. Vrijwilligers zijn heel voordelig voorzien van ‘echte zakelijke mailadressen’: beter voor de veiligheid en voor een eenduidige uitstraling. Nieuw werken heeft zijn intrede gedaan. En investeringen in kabels, mail- of dataserver zijn daarmee uitgespaard.

Organisatieadviesbureau

Een organisatieadviesbureau dat grote verandertrajecten begeleidt, gelooft in de netwerkgedachte. Het bestaat uit een vaste kern medewerkers met daaromheen een flexibele schil van freelanceadviseurs. Door verschillende mailadressen raken opdrachtgevers in de war met wie ze van doen hebben. De interne lappendeken is ook voor klanten zichtbaar. De IT-freelancer die het netwerk en de data- en mailserver beheert, stopt er binnenkort mee. Zijn facturen waren bovendien gepeperd, waarbij het onduidelijk was wat hij er eigenlijk voor deed. Het verhelpen van een recente storing werd apart gefactureerd. De eerder betaalde servicetermijnen bleken vervallen. Tot overmaat van ramp is er asbest in het kantoor geconstateerd. Er is spoedig sanering nodig; men moet direct verhuizen.

Een nieuw kantoor in de buurt is snel gevonden. Het is een woonhuis dat tijdelijk als kantoor mag worden verhuurd. Er mogen echter geen kabels worden aangelegd, of computerruimtes worden ingericht. Alle data zijn direct gemigreerd naar SharePoint Online. Tijdens de verhuizing kon men vanaf andere locaties via de webbrowser bij de documenten. Alle mensen die worden ingehuurd, hebben mailadressen met dezelfde herkenbare extensie. Dat is goed voor de ‘branding’. Waar consultants ook zijn – op kantoor, onderweg, bij klanten of thuis – via Lync Online weet men elkaar direct te vinden. Ook toegang tot mail, agenda en documenten is vanaf de klantlocatie eenvoudig: internet en webbrowser zijn immers altijd beschikbaar. Inloggen is voldoende.

Bedrijfsopleidingen

Een grote onderwijsinstelling moet haar bedrijfsmatige activiteiten verzelfstandigen. De aparte bv is met bijna 100 mensen niet meer afhankelijk van de IT-dienstverlening van de moederorganisatie. Daarvoor is hard gestreden: zelfstandig is zelfstandig. De enorme overhead van de beheerorganisatie zou anders zijn doorberekend naar veel te hoge werkplekkosten. Dit kostenniveau zou direct een molensteen zijn geweest voor de nieuw te starten organisatie. Bovendien zijn veel door IT zelfgebouwde applicaties functioneel niet meer toereikend.

Men wil medewerkers de vrijheid bieden hun eigen productiviteit te optimaliseren, door ze te laten kiezen waar ze werken, en waarmee. Voor de hele organisatie wordt de beste deal samengesteld uit de Office 365 suite. Desktop Office software voor ‘zware gebruikers’, zoals secretaresses en de controller. Voor alle overige mensen volstaat het bewerken van documenten in de browser via ‘web apps’. Dat scheelt veel licentiekosten. Door integratie tussen Exchange Online en SharePoint Online met Office en Office voor Mac, is er niet langer strijd tussen Windows- en Macgebruikers. Iedereen kan online of op de eigen computer werken met mail, agenda en data. Gebruikerstraining was niet nodig, men was immers al gewend te werken met kantoorsoftware van Microsoft.

Kijk voor meer informatie over Microsoft Office 365 op onze speciale actiesite.

  • Sam van Buuren,
  • 19 juni 2012

Plaats een reactie

Verbinden en verbeteren